Υποχρεωτική ετήσια εκκαθάριση αρχείων σε όλους τους δημόσιους φορείς και τους Δήμους
Αυστηρές οδηγίες από το Υπουργείο Εσωτερικών για τη διαχείριση εγγράφων και τον ρόλο των Γενικών Αρχείων του Κράτους.
Μια νέα εγκύκλιος με τίτλο «Εφαρμογή των Διαδικασιών Εκκαθάρισης των Αρχείων των Δημοσίων Φορέων» ήρθε να υπενθυμίσει σε ολόκληρο τον δημόσιο τομέα τις θεσμικές του υποχρεώσεις. Το Υπουργείο Εσωτερικών δίνει σαφή κατεύθυνση προς Υπουργεία, Περιφέρειες, Δήμους και ΝΠΔΔ: η συστηματική οργάνωση, διαχείριση και εκκαθάριση των αρχείων, είτε πρόκειται για φυσικά έγγραφα είτε για ψηφιακά δεδομένα, αποτελεί επιβεβλημένη διοικητική πράξη για τη διαφύλαξη της διοικητικής μνήμης.
Η διαδικασία εκκαθάρισης αρχείων είναι πλέον υποχρεωτική κατά το πρώτο τρίμηνο κάθε έτους. Στόχος είναι η εξοικονόμηση πολύτιμου χώρου αποθήκευσης, η προστασία του υλικού από φθορές και η ορθολογική λειτουργία των υπηρεσιών. Είναι χαρακτηριστικό ότι οι φορείς απαγορεύεται αυστηρά να προβαίνουν σε οποιαδήποτε καταστροφή αρχείων χωρίς την έγγραφη άδεια των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.), τα οποία είναι οι αποκλειστικοί υπεύθυνοι για την αξιολόγηση της ιστορικής αξίας των εγγράφων.
Για τους Δήμους και τις Περιφέρειες, η εγκύκλιος θέτει επιτακτικά την ανάγκη συγκρότησης τριμελών Επιτροπών Εκκαθάρισης, οι οποίες αναλαμβάνουν την καταγραφή και την αξιολόγηση του όγκου των φακέλων. Παράλληλα, καθίσταται υποχρεωτικός ο ορισμός υπαλλήλων-συνδέσμων που θα επικοινωνούν άμεσα με τα Γ.Α.Κ. για τη διεκπεραίωση της διαδικασίας.
Το Υπουργείο υπογραμμίζει πως η διαχείριση αρχείων δεν αφορά μόνο το χαρτί, αλλά και τις βάσεις δεδομένων, τα οπτικοακουστικά μέσα και τα ηλεκτρονικά αρχεία, ενισχύοντας έτσι τις προσπάθειες για τον ψηφιακό μετασχηματισμό του Δημοσίου. Όσοι φορείς δεν έχουν συμμορφωθεί, καλούνται να προβούν άμεσα στις απαραίτητες ενέργειες, καθώς η μη τήρηση των διαδικασιών ενέχει κινδύνους νομιμότητας και διοικητικής ευθύνης.
Δείτε εδώ την εγκύκλιο.